Chiarimenti della Banca d’Italia in merito al Provvedimento del 1° agosto 2023 in materia di organizzazione, procedure e controlli interni per finalità antiriciclaggio.

Il 9 gennaio 2024 la Banca d’Italia ha pubblicato una nota di chiarimenti in relazione al Provvedimento del 1° agosto 2023 (di seguito il “Provvedimento”) di recepimento degli Orientamenti EBA (EBA/GL/2022/05) su politiche e procedure relative alla gestione della conformità e al ruolo e alle responsabilità del Responsabile Antiriciclaggio, che aggiorna le disposizioni di Banca d’Italia del 26 marzo 2019 in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l’utilizzo degli intermediari a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.

I chiarimenti riguardano i seguenti temi:

1. Esponente responsabile per l’antiriciclaggio (di seguito “Esponente Responsabile AML”).
2. Funzione antiriciclaggio (di seguito “Funzione AML”).
3. Nomine dell’Esponente responsabile AML nei Gruppi.
4. La relazione di Gruppo.
5. L’aggiornamento della policy antiriciclaggio (di seguito la “Policy AML”).

In relazione al punto 1, la Banca d’Italia specifica che:

• l’incarico di Esponente Responsabile AML può essere attribuito all’Amministratore Delegato (di seguito “AD”) e ad un Amministratore privo di altre deleghe (c.d. “non esecutivo”). Con riferimento a quest’ultima figura si chiarisce che, per effetto della nomina, l’Amministratore non esecutivo acquisirà la qualifica di amministratore esecutivo e, in quanto tale, dovrà rispettare i requisiti e i criteri di idoneità previsti per tale ruolo.
• Nell’individuare l’amministratore a cui conferire l’incarico, gli intermediari dovranno comunque tenere in considerazione i requisiti di cui alla Sezione III-bis del Provvedimento (ovvero: possesso di i) adeguate conoscenze, competenze ed esperienze concernenti i rischi di riciclaggio, le politiche, i controlli e le procedure antiriciclaggio nonché il modello di business del destinatario e del settore in cui opera e ii) tempo e risorse adeguate ad assolvere efficacemente i propri compiti) , ed eventuali situazioni di conflitto d’interessi.
• L’Esponente Responsabile AML non può delegare a terzi i compiti a lui designati.
• L’obbligo di nominare l’Esponente Responsabile AML si applica anche alle succursali di intermediari bancari e finanziari insediate in Italia, aventi sede legale e amministrazione centrale in un altro Stato membro, e non può essere assegnato a un componente dell’organo amministrativo della casa madre. L’incarico si intende assegnato agli esponenti delle succursali (come, ad esempio, il branch manager). In mancanza di un organo amministrativo a livello locale, non trovano applicazione le previsioni che disciplinano la procedura di nomina e i requisiti dell’Esponente Responsabile per l’AML.
• I destinatari del Provvedimento sono tenuti a dettagliare all’interno della Policy AML le ipotesi di conflitto di interessi applicabili all’Esponente Responsabile AML e le misure per prevenirle e mitigarle; è ammesso il rinvio a policy interne preesistenti, purché idonee ad individuare e gestire le diverse fattispecie di conflitti.

In relazione al punto 2, la Banca d’Italia specifica che:

• • le disposizioni del Provvedimento non obbligano i relativi Destinatari a formalizzare la nomina di un sostituto del Responsabile antiriciclaggio (di seguito “Responsabile AML”); questa opzione è indicata a titolo meramente esemplificativo per garantire la continuità operativa della Funzione AML.
• In caso di clientela classificata ad “alto rischio”, l’obbligo di acquisire il parere della Funzione AML si applica solo ai casi di apertura e prosecuzione di rapporti continuativi; di conseguenza, tale obbligo non si applica alle operazioni cd. “occasionali”.
• L’obbligo, in capo all’Alto Dirigente, di acquisire il parere della Funzione AML si applica ad ogni rapporto continuativo instaurato, o da instaurarsi, per cui il Decreto impone l’approvazione di un alto dirigente, senza eccezioni.

In relazione al punto 3, la Banca d’Italia specifica che:

• ciascuna componente del gruppo deve nominare un proprio Esponente responsabile AML.
• Il ruolo di Esponente responsabile AML a livello di gruppo può essere ricoperto anche dall’Esponente responsabile AML della capogruppo.

In relazione al punto 4, la Banca d’Italia specifica che:

• l’obbligo di presentazione della relazione annuale della Funzione AML di gruppo si aggiunge (e non sostituisce) a quello valevole per ciascuna entità del Gruppo.

In relazione al punto 5, la Banca d’Italia specifica che:

• i Destinatari del Provvedimento sono tenuti a conformarsi a tutte le novità a partire dal 14 novembre 2023, ad eccezione della nomina dell’Esponente Responsabile AML, che può essere prorogata fino al primo rinnovo degli organi sociali (e comunque entro, e non oltre, la data del 30 giugno 2026).
• La nomina dell’Esponente Responsabile AML, appartenga o meno a un gruppo, deve inderogabilmente avvenire non oltre il primo rinnovo degli organi sociali (e comunque entro, e non oltre, la data del 30 giugno 2026); di conseguenza, la nomina può avvenire in un momento antecedente la naturale scadenza dell’organo amministrativo.

Per consultare il testo integrale della Nota di chiarimenti, cliccare qui.